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Comment travailler à distance: 9 astuces et outils pour maîtriser la vie à distance

Faites-vous partie des millions de travailleurs qui ont récemment plongé la tête la première dans le travail à distance depuis leur domicile? Bienvenue dans l'équipage.

Il y a quelques catégories dans lesquelles vous pourriez tomber lorsque vous commencez. Certaines personnes découvrent qu'elles sont totalement faites pour travail à distance . Certains ont beaucoup de choses auxquelles ils doivent s'habituer. Et il existe une autre catégorie de personnes qui ont envie de travailler à distance: l’anarchie et le chaos complets.



Mais la bonne nouvelle est que même si vous faites partie du dernier groupe, il existe de nombreux conseils, outils et ressources pour vous aider à vous lancer le plus rapidement possible.



Dans cet article, nous allons passer en revue quelques trucs et astuces sur la façon de travailler en douceur avec votre équipe tout en veillant à ce que vous restiez vous-même productif et à l'aise. Vous découvrirez également certains des meilleurs outils de collaboration pour les équipes et les travailleurs distants.

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5 clés du succès lorsque vous travaillez à distance

Que vous soyez totalement novice dans le travail à distance depuis votre domicile ou que vous ayez un certain niveau d'expérience, il y a toujours place à l'amélioration. Voici cinq choses que vous devez aborder pour vous assurer que vous vous préparez, ainsi que votre équipe, à un rendement maximal et à un minimum de folie.



1. Surcommuniquez jusqu'à ce que vous trouviez votre flux.

Lorsque vous plongez pour la première fois dans le travail à distance de la maison, il y aura beaucoup de choses à clarifier - surtout s'il y a plusieurs personnes qui ont besoin de trouver un flux de groupe en plus de trouver leur propre flux personnel.

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Et, bien sûr, de nouveaux besoins apparaîtront auxquels vous ne vous attendiez pas auparavant.



Vous ne savez pas qui enverra l'e-mail de récapitulation de la réunion? Demandez à votre équipe. Vous rencontrez un problème lors de la configuration du nouveau logiciel de gestion de projet? Obtenir de l'aide. Peur qu'un vide dans les cours virtuels de vos enfants interrompe cette grosse 14 heures. Rencontre? Dites-le à votre patron et essayez de trouver une solution ensemble.

Je peux personnellement garantir que vous rencontrerez plus de problèmes que vous ne pouvez en prévoir. Mais lorsque vous serez aussi proactif que possible, vous serez dans une bien meilleure position pour gérer les choses avec célérité et vous assurer que tout se passe bien.

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2. Utilisez des «playbooks» pour que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.

Lorsque vous commencez à utiliser de nouveaux outils et à créer de nouvelles façons de faire, documentez-les dans des «playbooks». Écrivez tout dans un endroit facilement accessible à tous les membres de l'équipe. Cela peut être dans votre plate-forme de gestion de projet sophistiquée ou quelque chose de gratuit et simple comme un document ou une feuille de calcul Google Drive.

Lorsque tout est clair dans vos playbooks, vous et votre équipe pouvez être proactifs plutôt que réactifs. Cela signifie une efficacité maximale, au lieu de passer constamment par les mêmes étapes frénétiques de demander et d'attendre que les choses soient résolues.

Créez autant de playbooks que vous avez besoin et documentez autant que possible, y compris:

  • La personne ou le rôle qui gère des types spécifiques de tâches, de projets et de problèmes
  • Instructions étape par étape sur la façon dont les tâches et les projets sont achevés, livrés et rapportés
  • Que faire lorsque certains problèmes surviennent (documentez chaque problème au fur et à mesure que vous les identifiez et résolvez-les en interne)
  • Le protocole pour résoudre les problèmes urgents, comme les problèmes techniques

Vous n’avez pas besoin d’être très stricte quant à la mise en œuvre de tout dans le T, mais le fait de tout présenter en détail aidera ceux qui en ont besoin quand ils en ont besoin.

3. Concentrez-vous sur la réalisation des objectifs.

Chacun devra trouver son propre rythme en apprenant à maîtriser le travail à distance depuis la maison. Cela signifie que chacun variera naturellement dans la façon dont il accomplit les choses et le temps qu'il consacre à certaines tâches.

Si vous gérez une équipe (ou même vous gérez simplement vous-même), concentrez-vous sur les objectifs finaux et pas autant sur le chemin parcouru pour atteindre ces objectifs.

Cela laisse une marge de manœuvre lorsqu'il s'agit de découvrir ce qui fonctionne le mieux pour chaque personne. Il peut sembler que les choses vont plus lentement au début, mais tout le monde prospérera avec des techniques et des habitudes différentes. Laisser les gens trouver leur propre chemin est en fin de compte le meilleur moyen d'augmenter l'efficacité et la productivité à long terme.

Bien sûr, vous voudrez vous assurer que les gens suivent les playbooks lorsque vous les avez, mais laissez une certaine marge de manœuvre pour accueillir différentes personnalités.

4. Trouvez des moyens créatifs de favoriser un sentiment de communauté.

Dans la plupart des entreprises, une partie de la journée devient du temps «refroidisseur d'eau», ou du temps passé à socialiser en dehors du travail. eEn fait, la fontaine à eau est un lieu sacré où les collègues peuvent discuter, rire et faire une pause mentale rapide dans les listes de tâches de la journée.

Si la socialisation avec vos collègues est quelque chose que vous appréciez vraiment (et pas seulement quelque chose que vous êtes obligé de supporter), essayez de vous assurer que vous avez toujours ce temps de consolidation d'équipe avec eux. Par exemple, un de mes clients virtuels a en fait créé un canal Slack appelé «Watercooler» où nous discutons tous, partageons des articles et des mèmes, et d'autres choses qui ne font certainement pas partie de notre description de poste.

Cela nous aide à maintenir notre sens de la camaraderie et nous permet de ne pas penser au travail de temps en temps lorsque nous voulons une interaction sociale.

Vous voudrez peut-être même envisager d'avoir un happy hour virtuel où tout le monde apporte un verre et se rattrape via un outil de visioconférence comme Zoom ou Skype. Bien sûr, utilisez votre jugement ici. Tous les lieux de travail ne conviennent pas à un mélangeur alcoolisé.

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La source

5. Faites attention à votre espace de travail.

Votre espace de travail peut être à la fois l'un des inconvénients et des avantages du travail à distance. Cela peut être génial lorsque votre trajet passe de 20 minutes en voiture ou en train à 20 secondes de marche de votre lit à votre bureau.

Mais si vous n’avez jamais travaillé de chez vous auparavant, vous n’avez peut-être pas tout l’équipement dont vous avez besoin pour être parfaitement à l’aise. Vous devrez peut-être travailler à votre table de cuisine au lieu d'avoir un bureau privé. Vous devrez peut-être utiliser un tabouret de bar au lieu de cette élégante chaise pivotante fournie par votre entreprise.

Même si ce n’est pas idéal, il existe des moyens d’améliorer votre espace de travail pour améliorer votre confort et votre productivité. À tout le moins, assurez-vous de donner la priorité à votre confort physique.

Voici quelques conseils:

  • Problèmes de dos? Essayez de mettre un oreiller sous vos fesses, de l'utiliser comme support lombaire dans le bas du dos ou d'installer un bureau debout de fortune pour ne pas rester assis toute la journée.
  • Problèmes de cou? Si votre cou vous fait mal en regardant vers le bas, essayez de caler votre ordinateur portable sur des livres ou acheter un stand bon marché.
  • Désencombrez votre espace.Débarrassez-vous de votre bureau ou de votre table pour éviter toute distraction immédiate. Vous serez surpris de voir à quel point cela peut vous aider.

4 meilleurs outils pour les travailleurs à distance

Si vous travaillez pour une entreprise, il y a de fortes chances qu'elle ait déjà jeté les bases des outils que vous et votre équipe utiliserez. Dans certains cas, ces outils ne sont qu'une extension de ce que vous avez utilisé au bureau.

Mais si vous êtes responsable de la gestion d'une équipe ou si vous souhaitez simplement être plus efficace avec les personnes ou les clients avec lesquels vous traitez régulièrement, consultez ces outils géniaux qui peuvent vraiment faire une différence dans votre quotidien. la vie de jour.

1. Outils de visioconférence

Si vous aviez des réunions régulières en personne, il pourrait être difficile d'arrêter Cold Turkey. C’est pourquoi tant de personnes utilisent des outils de visioconférence. Ils font partie des meilleurs outils de collaboration pour les équipes distantes, vous aidant à maintenir ce sens de la coopération et de la collaboration même depuis chez vous.

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De plus, la plupart des outils de visioconférence incluent des fonctionnalités pratiques telles que le partage d'écran, qui vous permet de montrer facilement aux autres ce qui est sur votre écran pour parcourir des présentations ou des listes de tâches. Les autres fonctionnalités incluent l'enregistrement vidéo à envoyer après les appels ainsi que les intégrations avec votre calendrier. Certains outils comme Zoom même avoir des arrière-plans virtuels si votre espace de travail à domicile n'est pas tout à fait idéal.

Les autres outils de visioconférence populaires incluent:

2. Outils de chat

Les meilleures pratiques de travail à distance indiquent qu'il faut se méfier des appels inutiles. C’est pourquoi le chat en temps réel est l’un des meilleurs outils de collaboration pour les équipes distantes. Vous pouvez toujours gérer les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, mais sans interrompre la concentration ou l’emploi du temps de chacun.

Les outils de chat aident également à faire en sorte qu’un problème de cinq minutes ne devienne pas un appel de 20 minutes, ce dont vous avez probablement déjà souffert.

Voici quelques outils de chat populaires et éprouvés:

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Conseil de pro: Bien que ces outils puissent être une véritable bénédiction, méfiez-vous du moment où ils peuvent devenir une malédiction. Certaines personnes sont des licornes magiques qui ne sont jamais distraits par les gens qui essaient de leur parler toute la journée pendant qu'ils sont dans la zone. La plupart des gens ne peuvent pas comprendre cela.

Vérifiez si l'outil de votre choix dispose d'une fonctionnalité 'Ne pas déranger' qui empêche votre équipe de vous pousser toute la journée. Ils verront que vous n'êtes pas disponible, et vous pourrez recevoir ces messages et revenir en boucle avec eux lorsque cela fonctionne pour vous.

Tout le monde y gagne.

3. Outils de gestion de projet

Si le travail à distance de la maison signifie que vous devez changer la façon dont vous gérez les tâches et les projets, il est absolument essentiel de vous assurer que tout reste organisé et que chacun reste responsable de sa part. Sinon, vous demandez pratiquement que des tâches importantes soient oubliées.

C'est ainsi que les outils de gestion de projet sauvent la mise. Ils vous permettent de diviser les grands projets en blocs de construction les plus petits possibles et de les attribuer aux membres de l'équipe avec des dates d'échéance et toutes les notes dont ils ont besoin.

Outils de gestion de projet

La source

Bien qu'il existe des outils de gestion de projet hardcore (pensez aux outils destinés aux entreprises internationales), ils ne sont pas toujours nécessaires pour faire le travail.

Voici quelques outils de gestion de projet «de démarrage» à explorer:

4. Suivi du temps

Alors que nos articles précédents présentaient certains des meilleurs outils de collaboration pour les équipes distantes, les trackers de temps sont vraiment pour votre propre bénéfice (ou quelque chose que vous pouvez partager avec d'autres pour leur propre bénéfice!).

Ces outils peuvent être d'une aide précieuse pour rester productif, en particulier lorsque vous apprenez encore à jongler avec un million d'autres choses dans votre vie personnelle en plus de naviguer dans votre travail. Vous pouvez commencer petit avec un simple minuteur, ou utiliser un outil plus détaillé qui peut enregistrer le temps pour différents projets ou suivre les résultats de toute une équipe.

L'un de mes conseils simples préférés pour travailler à distance est de régler une minuterie par incréments de 30 minutes et de prendre des pauses de cinq ou 10 minutes entre les deux. En divisant une longue journée en morceaux plus petits et plus digestes, je peux rester concentré au laser sur la tâche à accomplir au lieu d'essayer de plonger mes orteils dans trop de choses à la fois. (Ou connectez-vous à Facebook pour faire défiler sans réfléchir mon flux.)

Voici quelques outils de suivi du temps pour les individus et les groupes:

Apprendre à travailler à distance est une question de patience

Comme vous l’avez probablement compris, le travail à distance depuis la maison est une bête complètement différente de celle à laquelle la plupart d’entre nous sommes habitués. Si vous vous sentez dépassé, frustré ou épuisé en essayant de trouver votre propre rythme, rappelez-vous simplement que votre expérience est tout à fait normale.

L'élément le plus important de la formule est le temps - il vous suffit de continuer à essayer jusqu'à ce que vous trouviez les lignes directrices, les processus et les outils qui fonctionnent le mieux pour vous et votre équipe.

Et si vous vous sentez comme si vous n’êtes pas aussi productif ou efficace que vous le pensiez maintenant, c’est normal aussi! Ce n’est pas facile d’être plongé dans le monde du travail à distance, surtout si vous avez une longue liste de choses personnelles à gérer en plus de tout cela.

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Au fur et à mesure que vous rédigez vos tâches quotidiennes, assurez-vous d'ajouter «me couper un peu» à votre liste. Bonne chance!

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